Šta se sve u kompaniji menja nakon implementacije sistema za Evidenciju radnog vremena i Kontrolu pristupa Leave a comment

Prema rezultatima istraživanja, čak 30% novootvorenih preduzeća propadne u toku prve godine, 55% tokom prvih pet, a 66% u toku prvih deset godina poslovanja. Ovakvi podaci deluju veoma zastrašujuće, pa svaka kompanija koja uspešno posluje u toku ovog početnog perioda, već zaslužuje “tapšanje po leđima”. Trud, rad i zalaganje bi, po logici, trebalo da donesu profit i uspeh, međutim implementacija savremenih tehnoloških dostignuća je takođe ključni faktor za uspešno poslovanje. Upotreba sofisticiranih softvera i inovativnih hardverskih rešenja, je upravo ono što će vam uštedeti vreme i novac i izdići vas iznad konkurencije.

Poslovati u korak s vremenom, znači biti prilagodljiv i pravovremeno implementirati sve inovacije. Automatizovani sistem evidencije radnog vremena i kontrole pristupa je organizacioni i bezbednosni segment koji postaje prioritet svim kompanijama (posebno preduzećima koja imaju veći broj zaposlenih, ili je rad organizovan u smenama). Kako su tehnika i tehnologija napredovale, tako su razvijeni i veoma napredni i sofisticirani sistemi evidencije radnog vremena i kontrole pristupa, koji zahtevaju sve manji anganžman zaposlenih u HR-u ili u menadžmentu. Pohranjeni podaci su pristupačni, jasni i precizni, pa nema prostora za greške.

Kada je reč o organizaciji poslovanja, zadatak ponekad zaista ume da bude kompleksan, posebno ako se radi o kompanijama koje imaju više poslovnih jedinica u više zemalja. Proces organizacije poslovanja je dodatno otežan i ako se korporacijske kancelarije, proizvodni pogoni, poslovne jedinice i skladišta, nalaze na različitim lokacijama. Fizička udaljenost može da oteža komunikaciju, dok poslovanje više poslovnih jedinica jedne te iste kompanije u različitim zemljama i u različitim vremenskim zonama, takođe može dodatno otežati situaciju. Ne možemo zanemariti ni činjenicu da zemlje imaju različite zakonske regulative kada je reč o radnim satima, kao i o praznicima koji se obeležavaju i slobodnim danima. Zaista je teško sve vreme na umu imati sve ove podatke, kako bi proces tekao glatko. Shvatamo koliki je teret na leđima HR službe i menadžmenta, te kako samo jedna izmena ili jedan propust, mogu uneti kompletnu pometnju u delikatnu organizaciju. 

Automatizovani sistemi za evidenciju radnog vremena i kontrolu pristupa će smanjiti troškove angažovanja dodatnog stručnog kadra koji će sa baviti upravo ovim pitanjima, te će u velikoj meri olakšati posao menadžmentu i HR službi. Primera radi, Matrix COSEC evidencija radnog vremena, obuhvata 32 regionalne raznolikosti, sa različitim vremenima, praznicima i rasporedima za odmor. Bez obzira o kojoj se poslovnoj jedinici radi i koliko je ona udaljena od centrale, nadležni u svakom trenutku imaju pristup potrebnim informacijama o prisustvu i odsustvu sa radnog mesta, prekovremenom radu ili pauzama. Ako dođe problema ili pokušaja proboja sigurnosnog sistema, dostupni su podaci i o tome ko je radio u kojoj smeni i ko je bio prisutan kada je problem nastao. Jednostavno rečeno, savremeni sistemi za evidenciju radnog vremena i kontrolu pristupa, na sebe sasvim preuzimaju posao kontrole i evidencije, dok nadležnima ostaje samo da proanaliziraju dobijene informacije. Nakon analize informacija, HR služba dobija uvid u produktivnost zaposlenih kao celine, ali i u ponašanje i zalaganje svakog pojedinačnog radnika, te dalje može sprovesti potrebne procedure ili predložiti promene.

Kada su svi podaci jasni, bez greške i dostupni – zadovoljni će svi biti i svi zaposleni, a zadovoljni radnici osiguraće i povećanu produktivnost, te veći profit. Transparentnost poslovanja važna je svima koji su uključeni u proces. Ukoliko poslodavac nema potrebne informacije, pa zaposlenima plaća i sate koje nisu proveli na radnom mestu, osetiće gubitak. S druge strane, ako zaposleni odrade i prekovremene sate, a za to ne budu plaćeni, iskazaće svoje nezadovoljstvo. Osim što HR tim i menadžment imaju pristup važnim informacijama, sofisticirani Matrix sistem evidencije radnog vremena, omogućava i zaposlenima da dobiju uvid o svom odsustvu, putem Portala za zaposlene. Kada su informacije jasne i dostupne svima, nema prostora za nesuglasice ili propuste. Svi zaposlenici moraju da dobiju isti tretman, bez obzira u kojoj se poslovnici nalaze. Vrlo je važno da uspostavljena organizacija poslovanja zaista funkcioniše. Preduzeća koja imaju poslovnice ili sektore na različitim lokacijama, mogu povezati sve informacije sa svih lokacija preko COSEC CENTRA platforme. Ovakva platforma garantuje besprekornu organizovanost i povezanost sa centralom, te kontinuirano strujanje informacija. Automatizovani sistem štedi vreme, ali i ne toleriše greške u platnom spisku, što će doprineti zadovoljstvu zaposlenih. Transparetnost poslovanja i zadovoljstvo zaposlenih zbog adekvatnog tretmana, osetiće sigurno i klijenti ili mušterije na svojoj koži, kroz pozitivno raspoloženje u poslovnici, ljubaznost i uslužnost.

Sigurnost i bezbednost klijenata, zaposlenih, imovine i objekata, prioritet je svakog poslodavca, gledano s aspekta profitabilnosti, ali i moralno i etički. Sve moderne organizacije moraju da zaštite svoje fizičko i mrežno vlasništvo i da obezbede sigurnost zaposlenih. U brojnim kompanijama i finansijskim institucijama, sistem kontrole pristupa ima značajnu ulogu. Od presudne je važnosti utvrditi ko ima pristup poverljivim informacijama ili imovini kompanije i klijenata. Savremeni sistemi kontrole pristupa nude brojne opcije, kao što su prijava otiskom prsta, dlana ili preko smart kartice. Zahvaljujući savremenom sistemu identifikacije i verifikacije, imovina, objekti, kao i sve osobe koje se u objektu nalaze, ostaju sigurni i bezbedni. Važno je znati da savremeni sistemi, poput Matrix sistema kontrole pristupa, nude tehničku podršku dostupnu 24/7, za sve potencijalne probleme koji se zatim rešavaju u najbržim mogućim rokovima, što znači da je bezbednost kontinuirana i sve vreme na nivou.

Jasno je da su zaposlenici najvredniji resurs jedne kompanije. Koliko god tehnologija napredovala, određeni zadaci biće uvek rezervisani upravo za ljudske resurse. Međutim, zadaci koji bi trebalo da se obavljaju po automatizmu, koji zahtevaju baratanje velikom količinom informacija i vrlo brzo procesuiranje, sve više se usmeravaju na sofisticirane softvere. Preusmeravanje ovakvih zadataka na savremenu tehnologiju, predstavlja jednokratno ulaganje u hardver i softver i doprineće uštedi novca i vremena na duže staze. Greška nastala kao posledica delovanja “ljudskog faktora”, uglavnom se tiče propusta koji su posledica preopterećenosti radnika usled nagomilavanja obaveza, zamora i sindroma izgaranja na poslu. Mašina ne dozvoljava propuste ove vrste i jednostavno se prilagođava uslovima i potrebama kompanije.

Da biste uvek bili jedan korak ispred konkurencije, uvek morate da idete u korak sa napretkom tehnologije, koja će olakšati poslovanje i ubrzati brojne procese. Zahvaljujući najsavremenijim softverima, vaši zadaci, kada je reč o evidenciji radnog vremena i kontroli pristupa, svode se na analiziranje podataka, koji su vam u svakom trenutku dostupni. Sve ostale zadatke vezane za evidenciju, organizaciju, identifikaciju i verifikaciju, na sebe preuzima sistem. Promene koje će kompanija doživeti nakon implementacije sofisticiranih sistema, bez sumnje će se osetiti u svakom segmentu poslovanja. Informišite se, iznesite svoje želje i potrebe i uvedite svoju kompaniju u novu eru automatizovanog poslovanja.